Forretningsorden for Genner lokalråd

§ 1. Formål

Lokalrådet arbejder på grundlag af godkendte vedtægter for Genner Lokalråd – herunder formål, valgregler og bestemmelse om årligt årsmøde.

§ 2. Konstituering
Lokalrådet konstituerer sig på første møde efter valget med formand, næstformand, sekretær og kasserer jf. vedtægterne. 

Kassereren fører regnskab med indtægter og udgifter. Regnskabsåret følger kalenderåret. Lokalrådets midler indsættes på konto i anerkendt pengeinstitut. Regnskabet indsendes til Aabenraa Kommune efter anmodning fra denne.

Lokalrådet kan frit nedsætte ad hoc udvalg. Udvalgsmedlemmerne behøver ikke at være medlemmer af lokalrådet. Udvalgene fører deres egen protokol.

Ad hoc udvalg bør have mindst 3 medlemmer.1)

Der kan udleveres elektronisk kopi af referater til alle medlemmer.

Referat fra de åbne lokalrådsmøder offentliggøres på lokalrådets hjemmeside senest 2 uger efter mødets afholdelse.

§ 3. Mødeindkaldelse
Lokalrådet fastlægger møder for et halvt år af gangen.

Indkaldelse til ordinære lokalrådsmøder udsendes med mindst 1 uges varsel af formanden. Forslag til dagsordenpunkter sendes til formanden med 14 dages varsel, som derefter indpasser det i dagsordenen.

Afbud til et lokalrådsmøde skal gives til formanden senest dagen før mødets afholdelse. Hvis et lokalrådsmedlem er forhindret gennem længere tid, indkaldes 1. suppleanten om muligt.

Lokalrådets møder er åbne. Ved personfølsomme sager kan punkter behandles for lukkede døre. Lokalrådet kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem eller lokalrådet ønsker særlig sagkyndig bistand.

Udover de fastlagte møder afholdes møder i fornødent omfang.

Lokalrådet er forpligtet til at indkalde til årsmøde en gang om året i perioden februar-marts.

§ 4. Dagorden
Ved lokalrådets ordinære møder skal dagsordenen minimum indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde og underskrift af samme.
2. Godkendelse af dagsorden.
3. Korte meddelelser siden sidst:
Formand/kasserer/sekretær/andre.
4. Nyt fra arbejdsgrupperne.
5. Sager til behandling.
6. Forslag til næste dagsorden.
7. Eventuelt.

Dagsordenens punkter ledsages i fornødent omfang af bilag til brug for vurderingen af en aktuel sag.

Formanden for lokalrådet er ordstyrer.

Sekretæren for lokalrådet tager referat af møderne. Referatet udsendes senest 8 dage efter mødet til hvert medlem af lokalrådet, og det forelægges til godkendelse på næste møde.

Ekstra punkter til dagsordenen der bliver foreslået ved mødets start kan ved enstemmighed i bestyrelsen optages som ekstra punkt.

§ 5. Beslutninger
Lokalrådet er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt jf. § 4., og når mindst 4 medlemmer er til stede, heriblandt formand eller næstformand.

Uanset varsel kan et møde erklæres beslutningsdygtig, når alle medlemmer er til stede og erklærer sig enige i mødets afholdelse og den behandlede dagsorden.


I tilfælde af manglende enighed om vedtagelse af en beslutning, træffes afgørelsen ved almindelig stemmeflertal. Ved stemmelighed udsættes punktet til genbehandling.

§ 6. Repræsentation
Lokalrådet tegnes af formand i forening med mindst 2 andre medlemmer eller mindst 4 rådsmedlemmer i forening.

Lokalrådets medlemmer bør ikke udtale sig offentlig på Lokalrådets vegne, uden at dette er godkendt af Lokalrådet.2)

Lokalrådet kan udpege en repræsentant til at give møde eller repræsentere rådet i en aktuel sag. Repræsenterer man i en sådan aktuel sag rådet, handler man ud fra det mandat, der er vedtaget af det samlede lokalråd ved den pågældende sags behandling.

Opstår der tvivl om lokalrådets mandat, kontakter man formanden eller næstformanden for en uddybning, eller sagen må behandles på et efterfølgende lokalrådsmøde.

Lokalrådet har ikke midler til at give gaver til diverse receptioner, jubilæer, indvielser osv., men møder om muligt frem med en skriftlig hilsen med lokalrådets logo.

§ 7. Bevillingsprocedure
Projekter, der søges midler til, skal være velbeskrevet, så det klart fremgår, hvad de ansøgte midler skal anvendes til.

Der skal medfølge et budget.

Der kan kun bevilliges til nye tiltag af igangsættende karakter.

Ved bevilling er det en forudsætning, at de tildelte midler bruges til projektet som ansøgt, i modsat fald tilbageføres midlerne.

Der kan ikke bevilliges til drift.

Lokalrådet modtager ansøgninger ad hoc. 

§ 8. Ændringer i forretningsorden
Forretningsordenen revideres ved førstkommende møde efter årsmødets afholdelse.

Ændringer af forretningsorden i øvrigt kan foretages:

1. såfremt det samlede lokalråd er enige herom, eller
2. såfremt det besluttes ved almindelig stemmeflerhed på 2 på hinanden efterfølgende møder, indkaldt med fornødent varsel jfr. paragraf 3 3)

------------------------------------------------------------------------------

Forretningsordenen vedtaget på lokalrådsmøde den 28. januar 2015

Tilføjelser i §2 1) og §6 2) og korrektion i §8 3) vedtaget den 30. juni 2015